WhatsApp üzerinden gelen talepler çoğu zaman düzensiz mesajlarla başlar ve gerekli bilgi eksik kalır. Bu yazı, WhatsApp üzerinde form benzeri bir bilgi toplama akışının nasıl kurulacağını ve bunun neden gerekli olduğunu anlatır.
WhatsApp tarafında müşteri neden kaybolur?
Müşteri WhatsApp'tan yazdığında genelde sadece “merhaba, bilgi alabilir miyim” gibi kısa bir mesaj gönderir; hangi hizmetle ilgilendiği, ne zaman uygun olduğu gibi detaylar eksik kalır. Cevap veren kişi her seferinde aynı soruları tekrar sormak zorunda kalır, bu da yanıt süresini uzatır.
Yoğun saatlerde veya birden fazla kişi WhatsApp'a bakıyorsa, bazı mesajlar cevaplanmadan kaybolabilir; müşteri de cevap gelmeyince başka bir işletmeye yönelebilir.
Bot akışı hangi bilgileri toplamalı?
WhatsApp Business API üzerinde kurulan bir bot akışı, müşteri yazdığı anda sırayla şu bilgileri toplayabilir:
- İlgilendiği hizmet veya ürün.
- Uygun olduğu gün/saat aralığı (randevu bazlı işletmelerde).
- İsim ve varsa tercih edilen iletişim şekli.
- Kısa bir not veya özel talep alanı.
Satış ekibine bildirim nasıl gitmeli?
Toplanan bilgi, n8n akışıyla anında ilgili ekip üyesine bildirim olarak gönderilir; böylece kimse manuel takip etmese bile talep sistemde kaydedilmiş olur. Bildirim, WhatsApp grubu, e-posta veya CRM panel uyarısı şeklinde olabilir.
Bu sayede yoğun saatlerde bile hiçbir talep sistemin dışında kalmaz, sadece cevaplama hızı değişir.
Bu sistemi kurarken nelere dikkat edilmeli?
Bu akışı kurarken dikkat edilmesi gereken nokta, botun fazla soru sorup müşteriyi yormaması; 3-4 kısa adımdan fazlasına çıkmamalıdır. Ayrıca müşteri istediği an gerçek bir kişiyle konuşabileceğini bilmelidir.
Toplanan veri otomatik olarak CRM kartına işlenmeli, aynı bilgi tekrar tekrar sorulmamalıdır.
Uygulanabilir kontrol listesi
- Bot akışı en fazla 3-4 kısa adımda bilgi toplamalı.
- İlgilenilen hizmet ve uygun zaman aralığı mutlaka sorulmalı.
- Toplanan bilgi otomatik olarak CRM kartına işlenmeli.
- Ekibe anlık bildirim gitmeli, talep manuel takibe bağlı kalmamalı.
- Müşteri istediği an gerçek bir kişiye ulaşabileceğini bilmeli.
Bu sistemi işletmenize uyarlayalım mı?
Size özel web, bot, CRM veya otomasyon sırasını birlikte çıkaralım.