Bazı tedaviler öncesinde hastanın belirli hazırlıkları (aç karnına gelme, ilaç kullanmama, gerekli belgeleri getirme) yapması gerekir; bu bilgi resepsiyon tarafından telefonla anlatılırsa hem zaman alır hem unutulabilir. Bu yazı, kliniklerin WhatsApp üzerinden hasta ön bilgilendirmesini nasıl otomatikleştirebileceğini anlatır. Doğru zamanlanan bir bilgilendirme mesajı, hem hastanın hazırlıklı gelmesini hem de tedavi gününün aksamadan ilerlemesini sağlar.
WhatsApp tarafında müşteri neden kaybolur?
Randevu alındıktan sonra hastaya iletilmesi gereken ön bilgilendirme genellikle resepsiyonun yoğunluğuna bağlı kalır; unutulduğunda hasta hazırlıksız gelir, bu da randevunun ertelenmesine veya işlemin gecikmesine yol açabilir.
Bilgilendirme tek seferlik bir telefon görüşmesiyle yapılırsa, hasta bilgiyi unutabilir; yazılı ve randevuya yakın tarihte tekrar hatırlatılan bir mesaj bu unutmayı önler.
Bot akışı hangi bilgileri toplamalı?
Tedavi türüne göre otomatik ön bilgilendirme mesajı şunları içerebilir:
- Randevu saati ve tahmini süresi
- Tedaviye özel hazırlık talimatları (aç karnına gelme, ilaç kullanmama vb.)
- Getirilmesi gereken belgeler (kimlik, tahlil sonucu vb.)
- Randevuyu değiştirme/iptal etme için iletişim yolu
Satış ekibine bildirim nasıl gitmeli?
Hasta ön bilgilendirme mesajını aldığını onayladığında veya bir soru sorduğunda, bu bilgi resepsiyona anlık olarak iletilmelidir; böylece resepsiyon hangi hastanın bilgilendirildiğini takip edebilir.
Hasta bilgilendirme mesajına yanıt vermez veya randevusunu değiştirmek isterse, bu durum otomatik olarak ilgili personele bildirilerek randevu listesinin güncel kalması sağlanır.
Bu sistemi kurarken nelere dikkat edilmeli?
WhatsApp ön bilgilendirme akışı kurulurken dikkat edilmesi gerekenler:
- Mesajlar tedavi türüne göre özelleştirilmeli, genel/şablon hissi vermemeli
- Tıbbi bilgi içeren mesajlar hekim onayından geçmeli
- Mesaj zamanlaması (randevudan kaç gün/saat önce) tedavi türüne göre ayarlanmalı
- Hastanın soru sorabileceği bir insana geçiş seçeneği her zaman açık olmalı
Uygulanabilir kontrol listesi
- Her tedavi türü için ayrı bilgilendirme şablonu hazırlanmalı
- Mesaj randevudan yeterli süre önce gönderilmeli
- Gerekli belgeler ve hazırlık talimatları net yazılmalı
- Hasta yanıtları resepsiyona anlık bildirilmeli
- Tıbbi içerik hekim onayından geçmeli
- Hasta her zaman insana ulaşabileceğini bilmeli
Bu sistemi işletmenize uyarlayalım mı?
Size özel web, bot, CRM veya otomasyon sırasını birlikte çıkaralım.