Klinikler için Randevu & Takip
Klinik taleplerini web formu, WhatsApp ve randevu akışıyla düzenleyen sistem.
Bu modül işletmenizde neyi düzene alır?
Klinik taleplerini web formu, WhatsApp ve randevu akışıyla düzenleyen sistem. Amaç; dağınık mesajları, manuel takipleri ve unutulan müşteri fırsatlarını daha görünür bir sisteme taşımaktır.
Sohbet yönetimi
WhatsApp, Instagram ve web formundan gelen talepleri tek gelen kutusunda toplar.
Hızlı karşılama
Müşteri ilk mesajda beklemez; sık sorular ve yönlendirmeler hazır akışa düşer.
Kanal ayrımı
Talebin Instagram, WhatsApp veya web formundan geldiği net görünür.
Satış notu
Görüşme sonucunda müşteri profiline not ve takip etiketi eklenebilir.
Tek ekip düzeni
Aynı müşteriye farklı kişilerden kopuk cevap verilmesi azaltılır.
Kliniklerde en çok karşılaşılan operasyonel sorunlar
Antalya merkezli ekibimizin klinikler için kurduğu bu sistem, Türkiye genelindeki farklı branşlardaki kliniklere aynı özenle uygulanır. Aşağıdaki dört başlık, klinik yöneticilerinin bize en sık anlattığı operasyonel sıkıntılardır ve her biri için sistemin çözüm önerisi belirtilmiştir.
Telefon hattında yoğunluk ve kaçan çağrılar
Resepsiyon aynı anda birden fazla hattı yönetemeyince hasta çağrıları cevapsız kalıyor, hasta ya tekrar arıyor ya da başka bir klinik arıyor. WhatsApp ve web formu üzerinden gelen randevu talepleri otomatik karşılanır, sık sorulan sorular hazır akışla yanıtlanır ve resepsiyonun telefon hattındaki yükü belirgin şekilde azalır.
Hasta takibinin elle yapılması
Kontrol randevusu, tedavi sonrası takip veya hatırlatma çağrıları elle takip edildiğinde unutulma riski yüksektir; bu da hasta memnuniyetini ve tedavi sürekliliğini olumsuz etkiler. Panel her hastanın süreç adımını (ilk görüşme, kontrol, takip) kayıt altına alır ve zamanı geldiğinde otomatik hatırlatma gönderir.
KVKK hassasiyeti ve veri güvenliği kaygısı
Hasta bilgilerinin dağınık not defterlerinde, kişisel telefonlarda veya paylaşılan Excel dosyalarında tutulması hem hukuki risk oluşturur hem de hasta mahremiyetini tehlikeye atar. Sistem, açık rıza metni, sınırlı veri saklama süresi ve yetkilendirilmiş erişimle KVKK'ya uygun bir akış üzerinden çalışır; hasta verisi yalnızca yetkili personel tarafından görülebilir.
Randevu iptal/erteleme trafiğinin karmaşası
Son dakika iptalleri, doğru yönetilmediğinde boş kalan saatlere ve kaybedilen gelire dönüşebiliyor; resepsiyon bu boşlukları elle doldurmaya çalışırken zaman kaybediyor. Otomatik hatırlatma ve tek tuşla değiştirme seçeneği, iptalleri erken haber vererek boşluk oranını azaltmaya yardımcı olur.
Yeni hasta kazanımının takip edilememesi
Web sitesi, sosyal medya veya tanıdık yönlendirmesiyle ilk kez ulaşan bir aday hasta hemen dönüş alamazsa vazgeçip başka bir kliniğe yöneliyor; bu kayıp çoğunlukla fark edilmiyor. Sistem ilk temas anını kayıt altına alır, dönüş yapılmayan talepleri işaretler ve takip hatırlatması oluşturur.
Klinik için kurulum süreci
Klinik verisi hassas olduğu için kurulum sürecinde KVKK uyumu her adımda önceliklidir. Genel akış aşağıdaki dört adımdan oluşur.
Klinik sahiplerinin en çok sorduğu sorular
Klinik yöneticilerinden kurulum öncesinde en sık gelen sorular ve gerçek yanıtları aşağıdadır.
Randevu botu mevcut hasta takip sistemimle çalışır mı?
Mevcut sisteminize göre entegrasyon kapsamı belirlenir. Bağımsız bir panel olarak da, mevcut yapınızı destekleyecek şekilde de kurulabilir; hangi yaklaşımın daha uygun olduğunu birlikte değerlendiririz.
WhatsApp yazışmaları KVKK'ya uygun mu?
Sistem açık rıza metni, sınırlı veri saklama ve yetkilendirilmiş erişim ilkeleriyle kurulur. Hasta verisinin işlenme amacı ve saklama süresi klinik politikanızla uyumlu şekilde tanımlanır.
Hasta bilgileri nerede saklanıyor?
Veriler işletmenizin belirlediği yetkilendirme kapsamında, güvenli bir panelde tutulur; üçüncü taraflarla paylaşılmaz ve yalnızca yetkili personel erişebilir.
Birden fazla şube veya branş için kullanılabilir mi?
Evet. Şube ve branş bazlı ayrı randevu akışları, yetkilendirmeler ve raporlama tanımlanabilir; her şube kendi trafiğini bağımsız olarak yönetebilir.
Kurulum ve destek süreci Antalya ofisimizden uzaktan yürütülür; klinik ziyareti gerekmez, ekibimiz görüşme ve ekran paylaşımı üzerinden ihtiyacınıza göre süreci yönetir.
İşletmenize hangi sistem lazım, birlikte netleştirelim.
2 dakikalık kısa bilgiyle size uygun web, bot, CRM veya otomasyon yapısını çıkaralım. Talep direkt WhatsApp’a düşer.